ตอนที่1 อธิบาย ( หมายถึง การให้รายละเอียดเพิ่มเติม ขยายความ ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ )
1.หน้าที่ของสำนักงานคืออะไร อธิบาย
การปฏิบัติงานในสำนักงานนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่องค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า ขายสินค้า หรือธุรกิจให้บริการ งานสำนักงานมักเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้าที่ เพื่อช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทำงานให้เกิดความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น งานสำนักงานเป็นงานที่เป็นศูนย์รวมของการให้บริการอำนวยความสะดวก เพื่อให้กิจการหลักขององค์การธุรกิจดำเนินไปได้ด้วยดี เปรียบเสมือนงานแม่บ้านที่จะต้องดุแลความเรียบร้อยในเรื่องต่าง ๆ และงานให้บริการอำนวยความสะดวกแก่บุคคลภายใน และภายนอกหน่วยงานทุกระดับ
สำนักงาน คือ สถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สำนักงานถือเป็นเสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นศูนย์รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ เช่น งานสารบรรณ งานบัญชี บทบาทหน้าที่หลักของงานสำนักงานคือ การให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น ทุกองค์การมีความจำเป็นที่จะต้องมีสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ แก่บุคคลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ
2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร อธิบาย
3.การติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานมีอะไรบ้าง
การติดต่อสื่อสารกับบุคคลภายนอก เพื่อสร้างความสัมพันธภาพที่ดีระหว่างสำนักงานกับสำนักงาน สร้างภาพพจน์ที่ดีของสำนักงานให้บุคคลภายนอกโดยการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารของสำนักงานให้บุคคลภายนอก ซึ่งสามารถแบ่งประเภทการติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานได้ดั่งนี้1.การพบปะเพื่อสนทนา
2.การติดต่อเป็นลายลักษณ์อัษร
3.การติดต่อทางไปรษณีย์
4.การติดต่อทางสื่อมวนชน
5.การประชาสัมพันธ์
6.การติดต่อโดยการใช้อุปกรณ์สื่อสาร
4.การติดต่อสื่อสารหมายถึงอะไร
"การสื่อสาร" ตรงกับคำในภาษาอังกฤษว่า "Communication" ซึ่งได้มีผู้ให้ความหมายไว้ต่าง ๆ กัน ดังนี้
จอร์จ เอ มิลเลอร์ (George A. Miller) กล่าวว่า "การสื่อสาร หมายถึง การถ่ายทอดข่าวสารจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง"
คาร์ลไอ โฮฟแลนด์ (Carl I. Hoveland) และคณะให้ความเห็นว่า"การสื่อสาร คือกระบวนการที่บุคคลหนึ่ง (ผู้ส่งสาร) ส่งสิ่งเร้า (โดยปกติจะเป็นภาษาพูดหรือภาษาเขียน) เพื่อเปลี่ยนพฤติกรรมของบุคคลอื่น ๆ (ผู้รับสาร)
วอร์เรน ดับเบิลยู วีเวอร์ (Warren W. Weaver) ให้คำอธิบายเกี่ยวกับการสื่อสารว่า "การสื่อสารมีความหมายกว้าง ครอบคลุมถึงกระบวนการทุกอย่างที่จิตใจของคน ๆ หนึ่ง อาจมีผลต่อจิตใจของคนอีกคนหนึ่ง การสื่อสารจึงไม่หมายความแต่เพียงการเขียนและการพูดเท่านั้น หากแต่ยังรวมไปถึงดนตรี ภาพ การแสดง บัลเล่ต์ และพฤติกรรมทุกพฤติกรรมของมนุษย์อีกด้วย"
เจอร์เกน รอยซ์ และเกรกอรี เบทสัน (Jurgen Ruesch and Gregory Bateson) ให้ความเห็นว่า "การสื่อสารไม่ได้หมายถึงการถ่ายทอดสารด้วยภาษาพูดและภาษาเขียนที่ชัดแจ้งและแสดงเจตนารมณ์เท่านั้น แต่การสื่อสารยังรวมไปถึงกระบวนการทั้งหลายที่คนมีอิทธิพลต่อกันด้วย ซึ่งคำนิยามนี้ยึดหลักที่ว่าการกระทำและเหตุการณ์ทั้งหลาย มีลักษณะเป็นการสื่อสาร หากมีผู้เข้าใจการกระทำและเหตุการณ์เหล่านั้น นั่นก็หมายความว่าความเข้าใจที่เกิดขึ้นแก่คน ๆ หนึ่งนั้นได้เปลี่ยนแปลงข่าวสารที่คน ๆ นั้นมีอยู่และมีอิทธิพลต่อบุคคลผู้นั้น"
วิลเบอร์ ชแรมม์ (Wilbur Schramm) อธิบายว่า "การสื่อสารคือการมีความเข้าใจร่วมกันต่อเครื่องหมายที่แสดงข่าวสาร (information signs)
ชาร์ลส์ อี ออสกูด (Charles E. Osgood) กล่าวว่า "ความหมายโดยทั่วไป การสื่อสารจะเกิดขึ้นเมื่อฝ่ายหนึ่ง คือ ผู้ส่งสาร มีอิทธิพลต่ออีกฝ่ายหนึ่ง คือ ผู้รับสาร โดยใช้สัญญลักษณ์ต่าง ๆ ซึ่งถูกส่งผ่านสื่อที่เชื่อมระหว่างสองฝ่าย"
เอเวอเร็ต เอ็ม โรเจอร์ส และเอฟ ฟลอยด์ ชูเมคเกอร์ (Everett M.Rogers and F. Floyd Shoemaker) ให้ความหมายว่า "การสื่อสาร คือ กระบวนการซึ่งสารถูกส่งจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร"
บางท่านก็ว่า "การสื่อสาร" คือ การมีส่วนร่วมในข่าวสารร่วมกันระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสาร ส่วนจอร์จ เกิร์บเนอร์ ให้ความหมายของการสื่อสารไว้ว่า "การสื่อสาร คือกระบวนการที่ผู้ส่งสารและผู้รับสารมีปฏิสัมพันธ์กันในสภาพแวดล้อมทางสังคมเฉพาะ"
จากความหมายข้างต้น จะเห็นได้ว่า สิ่งหนึ่งที่ความหมายเหล่านี้มีร่วมกันก็คือ การสื่อสารของมนุษย์ตั้งแต่อยู่บนหลักของความสัมพันธ์ (relationship) กล่าวคือในการสื่อสารนั้นจะต้องมีผู้เกี่ยวข้องอยู่ 2 ฝ่าย โดยฝ่ายหนึ่งทำหน้าที่เป็นผู้ส่งสาร และอีกฝ่ายหนึ่งทำหน้าที่เป็นผู้รับสาร ซึ่งทั้งสองฝ่ายมีความเกี่ยวกันหรือสัมพันธ์กัน
โดยสรุป "การสื่อสาร คือ กระบวนการของการถ่ายทอดสาร (message) จากบุคคลฝ่ายหนึ่งซึ่งเรียกว่า ผู้ส่งสาร (source) ไปยังบุคคลอีกฝ่ายหนึ่ง ซึ่งเรียกว่า ผู้รับสาร (receiver) โดยผ่านสื่อ (channel)"
แต่ถ้าหากเรามามองกันในอีกมุมมองหนึ่ง ที่มองว่าการสื่อสารระหว่างมนุษย์ ไม่ใช่เป็นเพียงการส่งสารเพื่อก่อให้เกิดผลตามเจตนารมณ์ของผู้ส่งสารตามความหมายที่มักใช้กันอยู่โดยทั่วไปเท่านั้น แต่การสื่อสารยังหมายความรวมไปถึงการรับสาร ปฏิกิริยาตอบกลับ หรือ feedback นอกจากนั้นก็ยังรวมถึงอันตรกิริยา หรือปฏิกิริยาที่มีต่อกันระหว่างผู้สื่อสารทั้ง 2 ฝ่าย ทั้งฝ่ายผู้ส่งสารและฝ่ายผู้รับสาร ปฏิกิริยาที่มีต่อกันนี้เรียกว่า Interaction ปฏิกิริยาที่มีต่อกันนี้จะเป็นตัวนำไปสู่ความรู้ความเข้าใจร่วมกันในเรื่องของความหมาย (meaning) อย่างใดอย่างหนึ่ง หรือหลาย ๆ อย่าง ดังนั้นการสื่อสารในความหมายนี้จึงนับเป็นกระบวนการ 2 วิถี หรือ Two - way Communication อยู่ในตัวของมันเอง เสมือนหนึ่งเป็นวงจรของความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นมาเพื่อแลกเปลี่ยนความหมายที่มีอยู่ในสมองของบุคคลที่สื่อสารกัน (ติดต่อกัน) วงจรอันนี้อาจจะเกิดขึ้นเพียงวงจรเดียวก็ได้ ถ้าหากบุคคลที่ทำการสื่อสารกันนั้นมีความสนิทสนมชิดเชื้อกันมาก รู้ใจซึ่งกันและกัน หรือมีความสัมพันธ์ส่วนตัวอย่างใกล้ชิด เช่น สามี - ภรรยา พ่อแม่ญาติพี่น้อง เพื่อนสนิท คู่รัก บุคคล เหล่านี้เวลาทำการสื่อสารกัน วงจรของการแลกเปลี่ยนความหมายที่มีอยู่ในสมองอาจจะเกิดขึ้นเพียงวงจรเดียว เช่น ช. กับ น. เป็นสามีภรรยากัน อยู่มาวันหนึ่งตอนเย็น ช. ก็พูดกับน. ว่า "วันนี้ออกไปกินข้าวนอกบ้านกันเถอะ" ซึ่ง น. ก็สามารถแปลความหมายได้ทันทีและอาจตอบกลับไปอย่างรวดเร็วว่า "ดีจังเลยพี่" หรือ น. อาจจะไม่พูดแต่ใช้อากัปกิริยาตอบกลับไป เช่น ส่งสายตาเป็นทำนองดีใจและขอบคุณ หรือหอมแก้ม ช. 1 ฟอด แสดงความขอบคุณ อันนี้วงจรก็จะเกิดขึ้นเพียงวงจรเดียว (ซึ่งกรณีแบบนี้อาจเกิดขึ้นบ่อยจน น. ไม่ต้องถามกลับแล้วก็ได้ว่าทำไม) แต่ถ้าหาก น. โต้ตอบกลับไปด้วยคำพูดที่ว่า "เนื่องในโอกาสพิเศษอะไรหรือพี่" ก็จะทำให้มีการโต้ตอบแลกเปลี่ยนความหมายที่มีอยู่ในสมองของบุคคล 2 คนแล้ว กลายเป็นวงจร 2 วงจรเกิดขึ้น โดย ช. อาจจะตอบกลับว่า "วันนี้พี่ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้จัดการ เราไปฉลองกันเถอะ"
5.ให้นักศึกษาอธิบายผลต่อการปฏิบัติงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติมา 1 ประการ
ตอนที่2. อธิบายคำศัพท์ ( หมายถึง การแปลคำศัพท์ ขยายความ อธิบายเพิ่มเติม ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ
1.Electronic Mail (E-Mail )
คือบริการไปรษณีอิทรอนิกส์ การรับ-ส่งข้อความผ่านเครอข่ายอินเตอร์เน็ตไปยังผู้ใช้บริการที่มี E-Mail Address ทั่วทุกมุมโลกโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย และสามารถส่งได้ไม่จำกัดจำนวน ส่งสำเนาถึงผู้รับได้หลายคน ส่งข้อมูลภาพ / เสียงประกอบได้อีกด้วย
2.Call Waitng
การบริการสายเรียกซ้อนในขณะที่เรากำลังสนทนากับสายหนึ่ง และมีสายเรียกเข้าอีกสายหนึ่งนั้น เราจะได้สัญญาณสายเข้าดังแทรกขึ้นมาระหว่างการสนทนา ซึ่งมีผู้รับสัญญาณเลือกรับการสนทนากับสายใดก็ได้3.Office Automation
สํานักงานอัตโนมัติ หรือ OA เป็นการประยุกตใช้ เครื่องคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์สํานักงานต่าง ๆ ให้ดําเนินการไปโดยอัตโนมัติ โดยที่หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือ (Manual) ให้
มากที่สุด ดังนั้นจึงเรียกได้ว่า OA เป็นกระบวนการนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ใน
งานสํานักงาน โดยมีวัตถุประสงค์ที่สําคญั คือการเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน ลดระยะเวลา
ในการทํางาน และประหยดคั าใช็จ่าย ดังนั้น OA จึงระบบที่ใชในการประมวลผลข้อมูลข่าวสาร
ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข รูปภาพ เสียง หรือวีดิโอ เป็นต้น
ทําให้สามารถจัดเก็บ และเรียกใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็วจึงมีผู้ให้คํานิยามของคําว่า
สํานักงานอัตโนมัติ ไว้ดังนี้
กอร์ดอน บี เดวิส (Gordon 1984) ”อัตโนมัติ คือ การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการ
สื่อสารในงานสํานักงานงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ”
เดวิด บารคอมบ์(Barcomb 1989) ”ในภาพกว้างแล็ว สํานักงานอัตโนมัติก็คือ การใช้
เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการช้วยให็ผู้คนจัดการสารสนเทศ สํานักงานอัตโนมัติเป็นหลักการ เป็น
วิธีการใหม่สําหรับคิดและดําเนินงานกับสารสนเทศ สํานักงานอัตโนมัติเป็นของจริง เป็นระบบที่
ใช้งานได้ในทางปฏิบัติและมีอยู่จริง สํานักงานอัตโนมัติไม่ได้เป็นสิ่งที่เรียกว่า “สํานักงานใน
อนาคต” ซึ่งยังเป็นเพียงแนวคิดผสมทฤษฎีเท่านั้น”
ชารลส์ เรย์ แจเน็ต ปาล์มเมอร์ และเอวีโวห์ล (Ray, Palmer and Wohl 1995)
”สํานักงานอัตโนมัติเป็นหลักการที่เกี่ยวข้องกับการประสาน โต้ตอบกันของผู้ที่อยู่ในสํานักงาน
โดยอาศับระบบและเทคโนโลยีเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ”
ครรชิต มาลัยวงศ์ (ครรชิต มาลัยวงศ์ 2536) ”แนวคดิ และวิธีการนําคอมพิวเตอร์และ
อุปกรณ์สํานักงานมาเชื่อมโยงกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏบิัติงานในสํานักงาน
สามารถทํางานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว และสะดวกสบาย ทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค
มากที่สุด ดังนั้นจึงเรียกได้ว่า OA เป็นกระบวนการนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ใน
งานสํานักงาน โดยมีวัตถุประสงค์ที่สําคญั คือการเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน ลดระยะเวลา
ในการทํางาน และประหยดคั าใช็จ่าย ดังนั้น OA จึงระบบที่ใชในการประมวลผลข้อมูลข่าวสาร
ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข รูปภาพ เสียง หรือวีดิโอ เป็นต้น
ทําให้สามารถจัดเก็บ และเรียกใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็วจึงมีผู้ให้คํานิยามของคําว่า
สํานักงานอัตโนมัติ ไว้ดังนี้
กอร์ดอน บี เดวิส (Gordon 1984) ”อัตโนมัติ คือ การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการ
สื่อสารในงานสํานักงานงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ”
เดวิด บารคอมบ์(Barcomb 1989) ”ในภาพกว้างแล็ว สํานักงานอัตโนมัติก็คือ การใช้
เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการช้วยให็ผู้คนจัดการสารสนเทศ สํานักงานอัตโนมัติเป็นหลักการ เป็น
วิธีการใหม่สําหรับคิดและดําเนินงานกับสารสนเทศ สํานักงานอัตโนมัติเป็นของจริง เป็นระบบที่
ใช้งานได้ในทางปฏิบัติและมีอยู่จริง สํานักงานอัตโนมัติไม่ได้เป็นสิ่งที่เรียกว่า “สํานักงานใน
อนาคต” ซึ่งยังเป็นเพียงแนวคิดผสมทฤษฎีเท่านั้น”
ชารลส์ เรย์ แจเน็ต ปาล์มเมอร์ และเอวีโวห์ล (Ray, Palmer and Wohl 1995)
”สํานักงานอัตโนมัติเป็นหลักการที่เกี่ยวข้องกับการประสาน โต้ตอบกันของผู้ที่อยู่ในสํานักงาน
โดยอาศับระบบและเทคโนโลยีเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ”
ครรชิต มาลัยวงศ์ (ครรชิต มาลัยวงศ์ 2536) ”แนวคดิ และวิธีการนําคอมพิวเตอร์และ
อุปกรณ์สํานักงานมาเชื่อมโยงกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏบิัติงานในสํานักงาน
สามารถทํางานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว และสะดวกสบาย ทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค
4.Hot Line
บริการหมายเลขด่วนเป็นบริการที่ใช้ยกหูโทรศัพท์ และรอ 4 วินาทีโดยไม่ต้องกดปุ่มหมายเลข ผู้เรียกสามารถเรียกกลับไปยังหมายเลขที่ต้องการโดยอัตโนมัติ
5.Telnet
บริการเครื่องทดแทนที่ให้ผู้ใช้บริการต้องการใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น อินเตอร์ก็จะมีเครื่องใช้บริการทดแทนกันโดยผู้ใช้บริการสามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเสมือนเครื่องของผู้ใช้บริการคนอื่น โดยไม่ต้องเดินทางไปยังสถานที่ที่เครื่องนั้นตั้งอยู่
6.Internal Communication
คือการติดต่อสื่อสานภายในสำนักงาน เป็นการติดต่อสื่อสารกันระหว่างบุคคลภายในสำนังาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิดความเข้าใจความหมายของสาร เช่น นโยบาย กฎระเบียบ ข่าวสารต่างๆ ให้ไปในทิศทางเดียวกัน ก่อให้เกิดความสำเร็จในการดำเนินงานของสำนักงาน ทั้งนี้ ต้องมีการสร้างระบบการติดต่อสื่อสารภายในสำนักงานที่ดี วึ่งสามารถแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆๆ ดังนี้
1.การพบปะเพื่อสนทนา
2.การต้อนรับและนักหมาย
3.การประชุม
4.การแจ้งข่าวสารในสำนักงาน
5.การติดต่อเพื่อใช้อุปกรณ์สื่อสาร
7.External Communication
คือการติดต่อสื่อสารภานนอกสำนักงาน การสื่อสารประเภทนี้ เป็นการติดต่อสื่อสารกับบุคคลภายนอก เพื่อสร้างสัมพันธภาพที่ดีระหว่างสำนักงาน สร้างภาพพจน์ที่ดีของสำนังานให้กับบุคคลภายนอก โดยการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารของสำนักงานให้บุคคลภายนอกซึ่งสามารถแบ่งประเภทการติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานได้ดังนี้
1.การพบปะเพื่อสนทนา
2.การติดต่อเป็นลายลักษณ์อักษร
3.การติดต่อทางไปรษณี
4.การติดต่อทางสื่อมวลชน
5.การประชาสัมพันธ์
6.การติดต่อโดยใช้อุปกรณ์สื่อสาร
8.Search Engine
บริการการค้นหาข้อมูลข่าวสารจากแหล่งความรู้ทั่วไป ทำให้มีนักเรียน นักศึกษา นักค้นคว้าวิจัย ครู-อาจารย์ ตลอดจนผู้สนใจทั่วไปสามารถเข้าไปค้นหาข้อมูลต่างๆได้
9.Freeware
ฟรีโปรแกรม ไม่เสียค่าค่าใช้จ่าย เป็นโปรแกรมที่ให้มาทดลองใช้ระยะเวลาหนึ่ง เมื่อครบกำหนดถ้าถ้าต้องการใช้โปรแกรมนั้นๆต้องเสียค่าใช้จ่ายตามที่ระบุไว้
10.Bulletin Board
เปรียบเสมือนกระบอร์ดของสำนักงานที่มีไว้ปรักาศ โฆษณา หรือติดข้อความที่บุคคลที่มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน เช่น การเมือง ศิลปะ คอมพิวเตอร์ จะส่งข่าวสารถึงกันและกันโดยผ่านคอมพิวเตอร์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น